Внутренний сервис, объединяющий заявки, клиентов, товары, закупки, расчёты, документы и продажи.
Для компании был разработан внутренний сервис, который объединяет работу с заявками, клиентами, товарами, закупками, расчётами и продажами. Система не меняла бизнес-процесс искусственно, а описывала уже существующий порядок работы и переносила его в единое цифровое пространство.
Вместо таблиц, переписок, отдельных документов и нескольких учётных инструментов сотрудники получили один рабочий контур, где видно состояние сделки, ответственных, задачи, документы и следующий шаг.
Работа с заявками, товарами, закупками, расчётами и продажами велась сразу в нескольких источниках. Часть информации находилась в таблицах, часть — в переписках, документах и учётных программах.
Каждый инструмент решал отдельную задачу, но не показывал процесс целиком. Чтобы понять состояние конкретной сделки, сотруднику приходилось собирать данные из нескольких мест и уточнять детали у коллег.
В ежедневной работе возникали повторяющиеся вопросы:
Часть данных повторно переносилась между системами вручную. Информация из обращения попадала в таблицу, затем использовалась при расчёте, переносилась в документ и позднее сверялась с данными по закупке или оплате.
Такой процесс увеличивал вероятность ошибок и отнимал время у сотрудников. Даже простая проверка могла требовать открытия нескольких файлов и восстановления последовательности действий по переписке.
Особенно высокая нагрузка приходилась на бухгалтера. Значительная часть рабочего времени уходила на ручные сверки, проверку документов и поиск недостающей информации по сделкам.
Руководству также было сложно видеть текущую ситуацию. Отдельные таблицы показывали фрагменты процесса, но не давали единой картины по активной воронке, задержкам, заявкам без ответа и сделкам, которые остановились на этапе расчёта или согласования.
Компании требовался не новый абстрактный процесс, а цифровая система, которая отражала бы фактический порядок работы и делала его понятным для всех участников.
Основной задачей проекта было собрать работу с заявками, закупками и продажами в одном внутреннем сервисе.
Система должна была помочь сотрудникам быстро отвечать на три основных вопроса:
Для этого требовалось:
Интерфейс должен был быть понятен сотрудникам без специальной технической подготовки. Внутренняя система используется ежедневно, поэтому важны были не декоративные элементы, а скорость поиска информации и ясность следующего действия.
Успешным результатом считался рабочий инструмент, который поддерживает существующий процесс компании, снижает зависимость от отдельных таблиц и помогает сотрудникам действовать согласованно.
Главный экран показывает состояние работы компании на текущий момент.
На дашборде собраны:
Руководитель или менеджер может быстро увидеть не только общие показатели, но и ситуации, требующие внимания: заявки без ответа, задержки на этапе расчёта и коммерческие предложения, по которым клиенту не дали обратную связь.
Это заменяет ручной сбор статусов и помогает начинать рабочий день с приоритетных действий.
Все входящие обращения собраны в едином реестре.
Заявки можно фильтровать по:
В таблице видны клиент, тип запроса, канал обращения, текущий этап, менеджер и следующее действие.
Менеджеру не нужно просматривать переписки и отдельные файлы, чтобы понять, какие заявки требуют реакции. Реестр показывает рабочую очередь и помогает распределять обращения между сотрудниками.
Для каждой сделки создана подробная карточка, которая объединяет всю связанную информацию.
В ней представлены:
Карточка становится основным рабочим пространством по конкретному заказу. Сотрудники видят одинаковые данные и не зависят от того, кто вёл предыдущую переписку.
История активности помогает восстановить последовательность работы: когда поступила заявка, кто был назначен, какие данные уточнялись, когда подготовили расчёт и какие действия выполнялись дальше.
Процесс продажи представлен как последовательность этапов:
Сотрудники видят текущий этап каждой сделки и понимают, какое действие требуется для перехода дальше.
Для руководства воронка показывает распределение заявок и помогает быстрее находить этапы, на которых обращения задерживаются.
Товары и закупки связаны с конкретными заказами.
Сотрудник может понять:
Такой подход уменьшает разрыв между отделом продаж и закупками. Информация не передаётся только в свободной форме, а остаётся внутри общего процесса.
Для подготовки стоимости был создан отдельный расчётный сценарий.
В расчёте учитываются:
Система позволяет сравнивать несколько вариантов предложения, например стандартный и ускоренный сценарий.
Итоговый экран показывает структуру стоимости и следующий шаг по сделке. Сотруднику не требуется заново собирать данные из заявки и вручную переносить их в отдельный документ.
Коммерческое предложение подготавливается на основе данных сделки и выполненного расчёта.
В документ можно перенести согласованные параметры, стоимость, сроки и комментарии без повторного заполнения одних и тех же сведений.
Это сокращает время подготовки предложения и снижает риск расхождений между расчётом, договорённостями с клиентом и итоговым документом.
Задачи связаны с конкретными сделками и сотрудниками.
В системе видно:
Отдельно выделяются проблемные ситуации: обращения без ответа, задержки расчёта и сделки без следующего действия.
Благодаря этому контроль строится не только на личной памяти сотрудников или сообщениях в рабочих чатах.
Сервис объединил разрозненные операции в единый рабочий процесс.
Сотрудники получили возможность в одном пространстве:
Рабочий процесс стал меньше зависеть от отдельных таблиц, переписок и знаний конкретного сотрудника. Информация по сделке сохраняется в системе и доступна всем участникам процесса в рамках их задач.
Для руководства повысилась прозрачность внутренних операций. Стало проще видеть состояние воронки, распределение нагрузки и участки, где заявки задерживаются.
Наиболее заметный измеримый результат связан с бухгалтерией. За счёт сокращения ручных сверок, повторного переноса данных и поиска информации рабочая нагрузка бухгалтера уменьшилась примерно на 8 часов в неделю.
После внедрения также выросла продуктивность сотрудников и улучшились внутренние операционные показатели компании. Система помогла не только ускорить отдельные действия, но и зафиксировать уже существующий порядок работы в понятной и воспроизводимой форме.
Похожая система подходит производственным, торговым, строительным и сервисным B2B-компаниям, где одна сделка проходит через несколько сотрудников и включает расчёты, закупки, документы и согласования.
Такой подход особенно полезен, когда процесс уже существует, но держится на таблицах, переписках и ручной передаче информации. В этом случае внутренний сервис помогает не перестраивать работу с нуля, а описать текущий порядок, связать его этапы и сделать процесс прозрачнее для сотрудников и руководства.
Посмотрите другие проекты или опишите свою задачу. Мы посмотрим, что уже есть, и подскажем, какой подход может подойти вашему бизнесу.
